Die DSGVO schreibt keine bestimmte Form für die Datenschutzinformationen vor. Sie können nur mündlich erfolgen, aber um den Nachweis zu erbringen, dass die betroffenen Personen ordnungsgemäß informiert wurden, wird eine schriftliche oder elektronische Form dringend empfohlen.
Eine Datenschutzinformation kann jeder betroffenen Person einzeln oder z. B. als Teil einer automatisierten E-Mail übermittelt werden. Es kann sich auch um ein allgemeines Dokument handeln, das online oder auf einer Veranstaltung zu lesen ist, ohne direkt an die betroffenen Personen gerichtet zu sein, solange die Informationen für alle betroffenen Personen klar und leicht zugänglich sind.